Aktenpläne

Aktenpläne verschaffen zwar gegliederte Übersicht, neue aufzustellen, ist aber oft schwierig. Sie zu pflegen ist kein leichtes Unterfangen. Auch an diese Problematik geht Carma pragmatisch heran. Der Records-Organizer enthält eine Aktenplanfunktion, die das Aufstellen eines Aktenplans wesentlich erleichtert. Der Aktenplan wächst mit der Zunahme der Records-Folder. Sie haben bereits einen eigenen Aktenplan? Dann importieren Sie ihn einfach in Carma Organizer als XML-Datei.

Aus Übersichtsgründen haben wir den Aktenplan auf insgesamt zehn Farben begrenzt. Diese sind nach unseren Erfahrungen völlig ausreichend.

Mit dem Anlegen neuer Folder bekommt man aus der Praxis Anregungen, welcher Begriff im Aktenplan aufgenommen werden sollte oder welcher Bereich (Klasse, Gruppe, Untergruppe) in Frage kommt. Klicken Sie in der Navigationsliste links, auf 'Aktenplan verwalten'. Es öffnet sich das Formular zur Bearbeitung des Aktenplans, wie unten abgebildet. Hier können Sie einen neue Aktenplan-Nr. und einen neuen Begriff eingeben oder einen vorhandenen Begriff auswählen und neue Untergruppen eingeben. Dazu öffnen Sie den Navigationsbaum und klicken auf das Plus-Zeichen. Nun liegt es an Ihnen unter welcher Hauptgruppe Sie eine neue Untergruppe oder Sachgruppe eintragen möchten. geöffneten Records-Folder mit Aktenplan-Nr. und Sachgebiet übertragen.