Office Software Carma für die Büroorganisation
Büroorganisation ohne Office-Software ist heutzutage kaum noch denkbar. Die Office-Software
Carma-Organizer dient der Büroorganisation im weitesten Sinne. Carma umfasst sechs Organizer
zur Verwaltung Ihrer Dokumente, Adressen, Literatur, Software, Hardware, Zeit- und Projektplanung. Sie
beinhalten u.a. Anwendungen wie Internetzugang; Korrespondenz-Manager mit Briefe/Serienbriefe,
E-Mails, Faxe; Terminplanung und Terminüberwachung; Verlinkung mit
Websites, Dokumenten, Dateien auf Server oder Festplatte, oder CD; persönliches
Wörterbuch, Teamarbeit etc. Der Records-Organizer organisiert Ihre Informationen, wo immer
sie herkommen. Records sind jede Art von Informationen, die sich auf Datenträgern befinden,
nicht nur digital! Als Datenträger kommen in Frage: Dokumente, Schriftstücke in
Papierform, Zeitschriften, Bücher, Verzeichnisse, elektronische und magnetische Aufzeichnungen
auf Festplatten, Disketten, CDs, Magnetbänder, Audiokassetten, Videokassetten u.a.
Welche Ausführungen der Carma Organizer gibt es?
Carma deckt in der umfassenden Ausführung der Carma Organizer nicht allein übliche
Bereiche wie Dokumentenmanagement, Adressenverwaltung usw. ab. Carma umfasst auch Bürobereiche,
die häufig vernachlässigt werden, oder nur durch isolierte Programme ohne
Verknüpfungsmöglichkeiten erfasst werden. Zu empfehlen ist daher die Business-Edition
für Arbeitsgruppen mit bis zu 5 Benutzern in einem Peer to Peer Netzwerk.
Für den Ein- Zweimann-Betrieb empfehlen wir die Office-Edition.
Es ist heutzutage kein Problem mehr, an Informationen heranzukommen. Das Problem besteht
vielmehr darin, mit der überwältigenden Fülle fertig zu werden und die
notwendigen Informationen schnell und gezielt auszuwählen, so dass sie jederzeit griffbereit
für die Büroarbeit zur Verfügung stehen.
Was ist das Besondere an Carma?
Die Carma Organizer umfassen verschiedene Organizer (Anwendungen), die Daten und
Informationen strukturell aufbereiten, speichern und für die weitere Bearbeitung klickbereit
auf einem einheitlichen Desktop zur Verfügung zu stellen. Die Carma Organizer®
haben enge Tuchfühlung mit dem Office-Paket von Microsoft® und arbeiten
mit vielen Office-Programmen zusammen.
Es ist viel von DMS (Dokument-Management-Systemen) und von Workflow die Rede. Viele Programme
dieser Art befassen sich nur mit der elektronischen Speicherung und Verarbeitung der Daten.
Vom Papier redet keiner mehr. Und doch nimmt es an Menge immer noch zu, wenn man den
Statistikern glauben kann. Das ist auch verständlich, denn das Papier ist immer
noch der menschenfreundlichste Datenträger. Es braucht keine Apparaturen zum
Lesen und Speichern. Stromausfälle interessieren nicht. Wo man sich auch
befindet, ob im Büro, zu Hause, im Urlaub am Strand oder im Bett, ein
kleines Stückchen Papier und ein Bleistift genügen, um Ideen, Texte oder Skizzen
aufzuzeichnen. Eine einfache Überlegung zeigt, dass das Papier auch in
absehbarer Zukunft nicht verschwinden kann: Solange es nämlich noch Schreiber,
Kopierer, EDV-Drucker, Zeitschriften, Bücher und die Druckindustrie gibt, wird
es Papier im Büro geben. Es gilt der Satz: "Wenn man einen Feind nicht
besiegen kann, tut man gut daran, sich mit ihm zu verbünden.
Was heißt das für die Praxis?
Für den Praktiker heißt das, das Papier als Datenträger soweit es für den eigenen Bürobetrieb zweckmäßig ist, zu akzeptieren. Dann aber alle Register zu ziehen, um die Schriftgutverwaltung zu optimieren. Es muss nicht unbedingt das papierlose Büro sein, aber es sollte schon papierarm sein. Carma Organizer beziehen daher das Papier als Datenträger genau so ein, wie Disketten, CDs, Festplatten, Videos, Magnetbänder, alle elektronischen Dateien, Dokumente, Bilder, ob über die Tastatur eingegeben, eingelesen, eingescannt, als Fax oder E-Mail eingegangen oder aus dem Internet herunter geladen. Carma interessiert sich nicht dafür, in welcher Form, elektronisch oder papieren, die Informationen vorliegen. Sie werden so oder so verarbeitet und in eine Ordnung überführt, die sich auch bei der Überfülle an Informationen zuverlässigen überblick gewährleistet. Just in time ist unsere Maxime und bedeutet, dass alle nötigen Informationen zur rechen Zeit schnell zur Hand sind..
Bei Carma muss daher nicht alles eingescannt werden, was da Papier heißt. Einscannen
ist ein zusätzlicher aufwendiger Vorgang. Man hofft, dass nachfolgende
Kosteneinsparungen diesen Aufwand mehr als kompensieren. Aber warum beschränkt man das
Einscannen nicht auf die Dokumente, die wirklich weiterverarbeitet werden. Nur auf
5-10% aller Dokumente dürfte das zutreffen, wenn das nicht gerade Massengut ist.
Organisatorisch ist das für Carma kein Problem.
Sie können jederzeit bestimmen,
auf welchem Datenträger Sie Ihre Daten speichern wollen. Sie können sogar beide
Bereiche der digitalen und konkreten Aufbewahrung
hernehmen. Das macht sogar Sinn, denn bei Stromausfall oder Computerabstürzen
(soll ja mal vorkommen!), können Sie ohne Unterbrechung weiter arbeiten. Wenn
man aber ganz konsequent nur digital vorgehen will, dann kann man auch auf
PC-Drucker verzichten. Das trifft aber nicht einmal zu auf die so genannten
papierlosen Büros.
Eine andere Frage ist, ob die heute so häufig anzutreffenden Registraturmittel noch zeitgemäß; sind. Brief- und Hebelordner, sowie Hängeregistraturen sind bis zu 120 Jahr alt. Kein Wunder, dass sie für die moderne Schriftgut-Organisation wenig geeignet sind. Eine Optimierung bringt erheblichen Zeit-, Raum-, Organisationsgewinn und damit Kosteneinsparungen.
Carma-Organizer haben daher eine Schnittstelle zum bewährten
Ordnungssystem Classei. Es biete eine
fortschrittliche Lösung für die Schriftgutorganisation. Bisher hat man
alle Wirtschaftlichkeitsberechnungen für die Einführung des
Dokumentenmanagements mit der Briefordner-, Hebelordner und Hängemappen-Registratur
verglichen. Wenig bekannt ist aber, dass fortschrittliche Ordnungssysteme oft 50% und mehr
Einsparungen an Raum, Zeit und Kosten und
zudem organisatorische Vorteile bringen.
Nach der Einführung von Carma braucht der Anwender also keine Eile mehr zu haben, alles auf EDV umzustellen. Mit der Carma Organizer Software und dem möglichen Einsatz des Classei-Systems bleibt jeder Anwender in vorderster Front des technologischen Fortschritts.