Was ist das Besondere an Carma?
Carma dient als Carma Organizer Gesamtprogramm mit vielen Tools zur Verwaltung, Produktion und Organisation der für jedes Unternehmen und jeden Menschen relevanten Informationen. Es ist heutzutage kein Problem mehr, an Informationen heranzukommen. Das Problem besteht vielmehr darin, aus der überwältigenden Fülle die notwendigen Informationen auszuwählen und sie jederzeit in Sekundenschnelle für die Arbeit im Büro verfügbar zu machen.
Carma umfasst verschiedene Organizer, die Daten und Informationen strukturell aufbereiten, speichern und für die weitere Bearbeitung klickbereit auf einem einheitlichen Desktop zur Verfügung zu stellen. Carma kann mit Microsoft Office Komponenten zusammenarbeiten.
Viele reden von Dokument-Management-Systemen und von Workflow. (Fast) alle Programme dieser Art kümmern sich nur um die elektronische Speicherung und Verarbeitung der Daten. Vom Papier redet keiner mehr. Und doch nimmt es an Menge immer noch zu, wenn man den Statistikern glauben kann. Das ist auch verständlich, denn das Papier ist immer noch der menschenfreundlichste Datenträger. Wo man sich auch befindet, ob im Büro, zu Hause, im Urlaub am Strand oder im Bett, ein kleines Stückchen Papier und ein Bleistift genügen, um Daten aufzuzeichnen. Eine einfache Überlegung zeigt, dass Papier auch in absehbarer Zukunft nicht verschwinden kann: Solange es noch Schreiber, Kopierer, EDV-Drucker, Zeitschriften, Bücher und die Druckindustrie gibt, wird es Papier, auch am Schreibtisch im Büro, geben.
Für den Praktiker ist es daher wichtig, dass das Papier als Datenträger nicht außen vor bleibt. Carma bezieht daher das Papier als Datenträger genau so gut ein, wie Disketten, CDs, Festplatten, Videos, Magnetbänder, sowie alle elektronischen Dateien, Dokumente, Bilder, ob über die Tastatur eingegeben, eingelesen, eingescannt, als Fax oder E-Mail eingegangen oder aus dem Internet herunter geladen. Carma interessiert sich nicht dafür, in welcher Form, elektronisch oder papieren, die Informationen vorliegen. Sie werden so oder so verarbeitet und in eine Ordnung überführt, die auch bei der Überfülle an Informationen noch Übersicht gewährleistet. Gewusst wo und schnell gefunden, ist die Maxime. Wo sich die Informationen befinden, ist nicht wichtig. Der Anwender entscheidet, wo und wie er seine Informationen aufbewahrt.
Bei Carma muss daher nicht alles eingescannt werden, was da Papier heißt. Einscannen ist ein zusätzlicher aufwendiger Vorgang. Man hofft, dass nachfolgende Kosteneinsparungen diesen Aufwand mehr als kompensieren. Aber warum beschränkt man das Einscannen nicht auf die Dokumente, die wirklich weiterverarbeitet werden. Nur auf 5-10% aller Dokumente dürfte das zutreffen. Das organisatorisch zu verwirklichen, dürfte kein großes Problem sein.
Eine Zentrale oder auch nur ein entsprechend eingerichteter Arbeitsplatz
können Papierdokumente schnell einscannen und anderen anfordernden Stellen
elektronisch zuleiten.
Die Carma-Organizer sind auf diesem Konzept aufgebaut. Sie
verarbeiten und verwalten alles, ob Schriftstücke, Notizen, Zeitschriften,
Bücher, Briefordner, Hängemappen, Orga-Mappen, Dokumente, oder Datenträger
jeder Art, ob elektronisch oder papieren. Carma fasst alles ‘unter
seinem Dach’ zusammen und gewährleistet schnellen Zugriff.
Carma bietet eine Schnittstelle zum bewährten Classei-Schnellordnungssystem, das eine fortschrittliche Lösung zur Papieraufbewahrung darstellt. Bisher hat man alle Wirtschaftlichkeitsberechnungen für die Einführung des Dokumentenmanagements mit der Briefordner- und Hängemappen-Registratur verglichen. Wenig bekannt ist aber, dass fortschrittliche Ordnungssysteme oft 50% und mehr an Einsparungen von Raum, Zeit und Kosten bringen.
Nach der Einführung von Carma braucht der Anwender keine Hast mehr zu haben, alles auf Elektronik umzustellen. Mit den Organizern in Carma und dem möglichen Einsatz des Classei-Systems bleibt jeder Anwender in vorderster Front des technologischen Fortschritts.
Was ist zu tun?
Wir sollten ganz nüchtern an die Dinge herangehen, alle derzeitigen vernünftigen Möglichkeiten ausschöpfen, ohne uns dabei von der technologischen Entwicklung abzukoppeln.
Mit unserem neuen Programm Carma und mit unserem seit Jahren im In- und Ausland bewährten Schnellordnungssystem Classei wollen wir auch den mittleren und kleinen Unternehmen, Freiberuflern, Wissenschaftlern und ebenso den privaten Anwendern ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie schnell in der Gegenwart zu praktischen Resultaten kommen. Ordnung schaffen ist die kleine Mühe, sich vor Chaos zu bewahren. Der Computer ist uns ein gutes Beispiel. Wenn man nicht ganz präzise seine Eingaben macht, nur ein kleines Zeichen falsch eintippt, verweigert er oder stürzt total ab. Ohne unsere Kenntnis, was dem Computer ‘schmeckt’, können wir ihn nicht bedienen und keine Resultate von ihm bekommen. Trotz KI (künstlicher Intelligenz) kann der Computer ohne den Menschen nichts tun und oft braucht man wirklich ein gutes Gedächtnis, um sich an die langen Pfade, Dateinamen und Aktionsabläufe zu erinnern.
Für uns war daher die Frage, wie können wir ohne große Gedächtnisleistungen Carma bedienen. Als Refa-Ingenieure betrachten wir diese Dinge arbeitswissenschaftlich, manchmal mit der Stoppuhr.
Ausführungen von Carma
Carma-Organizer gibt es als Bewertung(DEMO), Offie, Business und Enterprise Edition.
Die Editionen unterscheiden sich nur durch die Lizenzierung (siehe Preisliste).
Die Carma-Organizer enthalten 5 Organizer: Records-, Adressen-, Hardware-, Software-, und ZPM-Organizer.
Außerdem wurde die Zusammenarbeit mit Outlook erweitert. Die Termin und Aufgaben in Carma
können nach Outlook übergeben werden.
In allen Versionen sind in der Adressverwaltung Formen für bessere Übersicht über den Kundenkontakt vorhanden, die vor allem für Berichte des Außendienstes geeignet sind. Weiterhin existiert eine Serienbrieffunktion, mit der jede Adresse automatisch die Identifikationsnummer des Serienbrieftextes, der versandt wurde, erhält. Somit kann auch später noch nachgesehen werden, welche Art von Serienbriefen der Adressant erhalten hat. Mit einem Klick kann der Serienbrieftext wieder zur Einsicht oder Wiederverwendung aufgerufen werden. Gleichbleibende Brieftexte, die immer wieder gebraucht werden, wie z.B. für den Versand von Informationsunterlagen, können in Einzel- oder Gruppenbriefe übernommen werden. Rundschreiben an Mitarbeiter sind auf die gleiche Weise möglich.
Im ZPM-Organizer ist in der Benutzergruppen-Edtion(C MP5), Netzwerk-Edition(C SQL 25) Gruppen- und Teamarbeit mit einfachsten Mitteln möglich, ohne dass es notwendig ist, Informationen z.B. über E-Mails oder Faxe auszutauschen. So kann der Gruppenleiter Aufgaben an die Mitarbeiter zuweisen, indem er nur die Aufgabe bzw. das Projekt an die jeweiligen Mitarbeiter deligiert.
Die Termin-Planung und -Überwachung hat im ZPM-Organizer einen besonderen Platz.- Zu jeder Firmen-Adresse kann ein Termin im Carma ZPM-Kalender eingegeben, oder wer mit MS Outlook arbeitet an Outlook übergeben werden.
- Beim Starten des Carma Organizer Programms werden alle Termine des heutigen Tages angezeigt. Im unteren Bereich der Tageskalenders werden 2 Montate gezeigt. Termine die in diesen Monaten statt finden, werden gekennzeichnet in dem sie fett dargestellt werden.
- Klicken Sie auf der linken Navigationsleiste auf ZPM/Kalender, können so alle Termine die sich in einem Zeitraum von 3 Monaten befinden eingesehen werden.
